Jak wyglądała gospodarka częściami zamiennymi, zanim zaczęliście korzystać z tzw. międzyzakładowego magazynu?

W przeszłości każdy zakład był niezależny, jeśli chodzi o gospodarkę częściami zamiennymi. Miał listę części na własne potrzeby i nie konsultował się z siostrzanymi fabrykami. W tej chwili w Tyliczu mamy w magazynie kilkanaście tysięcy sztuk części zamiennych, podzielonych na około 4-tysięczną listę kategorii. W dobie internetu i dostępu do systemu SAP następuje większa centralizacja. To właśnie system SAP umożliwia nam podgląd tego, co znajduje się w innych zakładach – ile jest tam części zamiennych i jaka jest ich wartość.

Czyli funkcjonuje jeden wspólny system dla wszystkich zakładów?

Tak. Korzystamy z programu, który zarządza częściami zamiennymi, pozwala kontrolować koszty i ruchy materiałowe. Części znajdujące się w magazynie są bardzo szczegółowo opisane, każda ma nadany indywidualny numer SAP-owski – taki sam dla wszystkich zakładów Coca-Coli zarówno w Polsce: w Tyliczu, Radzyminie i Krakowie, jak również w pozostałych zakładach grupy, w innych krajach. 

Wspomniał pan, że możecie zobaczyć nie tylko liczbę części w innym zakładzie, ale też ich wartość. Po co?

Na rynku części zamiennych jest obecnie wielu dostawców. Każdy oferuje różne ceny. Zdarzają się przypadki, że te same części w jednym zakładzie są droższe niż w innym, pomimo że pochodzą od tego samego dostawcy. Konsultujemy się między zakładami, żeby móc obniżyć koszty dostarczanych części, a tym samym obniżyć wartość części znajdujących się w magazynie.

A sama decyzja o zakupie części – jak wygląda proces jej podejmowania?

Dział techniczny wprowadza do systemu SAP zapotrzebowanie na potrzebne części, a następnie dział zakupów zmienia je na zamówienie. W dalszej kolejności przechodzi ono automatycznie do mnie w celu weryfikacji i ostatecznej akceptacji.

Czy w ramach międzyzakładowego magazynu części zamiennych możliwa jest współpraca również z innymi firmami z branży spożywczej?

Oczywiście. W różnych zakładach występuje podobny park maszynowy, takie same podzespoły i elementy dostarczane przez wiodących producentów maszyn dla przemysłu spożywczego. Nawiązujemy na bieżąco kontakty z innymi firmami – np. browarami, rozlewniami wód czy napojów, rozmawiamy o współpracy. Chcemy, żeby taka współpraca była dynamiczna i efektywna. Warto na bieżąco wymieniać się też bezcennymi poglądami i wiedzą.

Wspomniał pan o częściach wolnorotujących. Czy dzielicie swoje części na te, które leżą w magazynie dłużej i krócej?

Analizujemy takie kwestie. Kontrolujemy, jak długo dana część leży w magazynie i kiedy jest wydawana. Mamy podział na części szybko i wolnorotujące. Każdy zakład, zwłaszcza dział finansowy, bacznie przygląda się zapasom, gdyż są to zamrożone pieniądze.

W momencie pobierania z magazynu, numer części jest zapisywany poprzez skaner. Informacja dociera do specjalisty od utrzymania ruchu, który wypisuje część z magazynu i w tym momencie kreowany jest koszt utrzymania ruchu. Jednak dla działu finansowego zalegająca przez dłuższy czas część to ważny wskaźnik z punktu widzenia kosztów.

W takim razie część wolnorotująca, to jaka?

O klasyfikacji decyduje czas. W naszej firmie przyjęliśmy okres 2 lat. Jeśli część leży w magazynie ponad 24 miesiące, trafia na specjalną listę. W swoich działaniach musimy przeanalizować, ile tych części jest i planować działania tak, aby ich liczba była jak najmniejsza.

Skąd się biorą takie wolnorotujące części? Czemu tak długo leżą w magazynie?

Są różne przyczyny. Jedną z nich jest błędna analiza potrzeb spowodowana zapobiegliwością działu technicznego, a skutkująca zakupem dużej liczby części. Zdarzają się też sytuacje, że producent maszyn sugeruje zakup części zamiennych, które podczas bieżącej eksploatacji urządzenia nie zawsze są wykorzystywane. Kolejną przyczyną występowania nierotujących części są decyzje marketingowe wymuszające wdrożenie projektu zakupu nowej maszyny i wówczas w magazynie zalegają podzespoły do wycofanego z użycia urządzenia. Warto też wspomnieć o długim czasie oczekiwania na dostawę zamówionych części, nawet do kilku miesięcy, co skutkuje potrzebą zakupu większej liczby elementów.

Czy podejmujecie jakieś działania, żeby takich części było mniej?

Aby obniżyć liczbę nierotujących części, stworzyliśmy międzyzakładową listę zawierającą spis podobnych maszyn i ustaliliśmy, że dany zakład ma odpowiednią minimalną liczbę podzespołów. W razie potrzeby wymieniamy się nimi, co skutkuje spadkiem liczby części nierotujących.

A jak wygląda proces przekazania części z jednego zakładu do drugiego?

W sytuacjach awaryjnych, kiedy dostawca potrzebnej części potrzebuje kilku dni na dostarczenie jej do zakładu, posiłkujemy się międzyzakładowym magazynem firmy. Kontaktujemy się z danym zakładem i wysyłamy kuriera. Wewnętrznie następuje przeniesienie części z jednego magazynu do drugiego. Takimi ,,przenosinami” zarządza dział finansowy z tego względu, że ma uprawnienia do przesuwania kosztów między zakładami i wirtualnego przeniesienia części.

Często dochodzi do takich sytuacji?

Póki co, sporadycznie. Obecnie redukujemy liczbę leżących w magazynie części wolnorotujących, typujemy części wspólne dla danych zakładów. Zmniejsza się więc liczba dostępnych elementów w jednym zakładzie.

Rozmawiał Adam Wita

Artykuł został opublikowany również w nr 2/2017 kwartalnika "Kierunek spożywczy''.