Spółka z o.o. - definicja

Zgodnie z przepisem art. 151 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (dalej jako KSH):

• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być utworzona przez jedną albo więcej osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym, chyba że ustawa stanowi inaczej [por. § 1];
• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie może być zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością [por. § 2];
• Wspólnicy są zobowiązani jedynie do świadczeń określonych w umowie spółki [por. § 3];
• Wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki [por. § 4].

Dodatkowo, bazując na przepisach art. 152-154 KSH, można wyłonić kolejne ważne kwestie odnoszące się do spółki z o.o., tj.:

• Kapitał zakładowy spółki dzieli się na udziały o równej albo nierównej wartości nominalnej;
• Umowa spółki stanowi, czy wspólnik może mieć tylko jeden, czy więcej udziałów. W sytuacji gdy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, wszystkie udziały w kapitale zakładowym powinny być równe i są niepodzielne;
• Kapitał zakładowy spółki powinien wynosić co najmniej 5000 złotych;
• Wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 złotych;
• Udziały nie mogą być obejmowane poniżej ich wartości nominalnej. Jeżeli udział jest obejmowany po cenie wyższej od wartości nominalnej, nadwyżkę należy przelać do kapitału zapasowego.

Załóż spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością korzystając z kompendium krok po kroku: https://www.ifirma.pl/spolka-z-o-o-rejestracja-spolki-krok-po-kroku-2024

Co musi zawierać umowa spółki z o.o.?

Umowę spółki z o.o. należy zawierać w formie aktu notarialnego. Jednocześnie niezbędne elementy, które należy zawrzeć w tego rodzaju umowie zostały dokładnie przedstawione w przepisie art. 157 KSH. Zgodnie z wytycznymi zalicza się do nich:

• firmę i siedzibę spółki;
• przedmiot działalności spółki;
• wysokość kapitału zakładowego;
• czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
• liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Na tym etapie warto również podkreślić, iż samą siedzibę spółki powinno się rozumieć jako miejscowość, w której siedzibę ma zarząd tej spółki, chyba że umowa spółki przewiduje w tym zakresie inne rozwiązanie [por. art. 41 Kodeksu cywilnego]. Spółki z o.o., mające siedzibę za granicą, mają prawo do tworzenia oddziałów lub przedstawicielstwa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Warunki tworzenia takich oddziałów lub przedstawicielstw zostały określone w odrębnej ustawie [por. art. 155 KSH].

Firma spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Samo zagadnienie firmy spółki z o.o. regulowane jest poprzez przepis art. 160 KSH, zgodnie z którym :

• Firma spółki może być obrana dowolnie; powinna jednak zawierać dodatkowe oznaczenie “spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” [por. § 1];
• Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu “spółka z o.o.” lub “sp. z o.o.” [por. § 2].

Można więc stwierdzić, że firma spółki z ograniczoną odpowiedzialnością stanowi nazwę, pod którą prowadzi ona swoją działalność, a określenie jej firmy jest niezbędnym warunkiem ważności umowy spółki.

Spółka z o.o. - przesłanki powstania

Aby móc mówić o oficjalnym powstaniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, koniecznością staje się:

• zawarcie umowy spółki;
• wniesienie przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego, a w razie objęcia udziału za cenę wyższą od wartości nominalnej, także wniesienie nadwyżki, z uwzględnieniem art. 158 § 11;
• powołanie zarządu;
• ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli wymaga tego ustawa lub umowa spółki;
• wpis do rejestru.

Proces tworzenia spółki z o.o.

Wieloaspektowa procedura zakładania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością została szczegółowo określona w przepisie art. 157(1) KSH, zgodnie z którym:

• Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być zawarta również przy wykorzystaniu wzorca umowy [por. § 1];
• Zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu wzorca umowy wymaga wypełnienia formularza umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym i opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym [por. § 2];
• Umowa, o której mowa w § 1, zawarta jest po wprowadzeniu do systemu teleinformatycznego wszystkich danych koniecznych do jej zawarcia i z chwilą opatrzenia ich podpisem elektronicznym [por. § 3];
• Minister Sprawiedliwości określi, w drodze rozporządzenia, wzorzec umowy oraz wzorzec uchwały zmieniającej umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a także wzorce innych uchwał i czynności wykonywanych w systemie teleinformatycznym, mając na względzie potrzebę ułatwienia zakładania spółek, zapewnienia sprawności postępowania przy ich zakładaniu oraz sprawności postępowania sądowego w przedmiocie ich rejestracji, wdrożenia ułatwień w ich funkcjonowaniu, a także konieczność zapewnienia bezpieczeństwa i pewności obrotu gospodarczego [por. § 5].

Samo zawiązanie spółki musi zostać zgłoszone przez zarząd do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki w celu wpisania spółki do rejestru. Jednocześnie wniosek o wpis spółki do rejestru podpisują wszyscy członkowie zarządu.

Dodatkowo należy podkreślić, że od dnia 1 lipca 2021 r. spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością można zarejestrować wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych lub Portalu S24, korzystając z wzorca umowy.

Rejestracja spółki z o.o. w KRS przez Portal Rejestrów Sądowych

Zdecydowanie się na tego rodzaju formę rejestracji spółki z o.o. wymaga założenia konta użytkownika w tym portalu, co łączy się z obowiązkiem autoryzacji za pomocą podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego, przy czym możliwe jest założenie wyłącznie jednego konta autoryzowanego tymi podpisami. Dodatkowo w Portalu Rejestrów Sądowych można zarejestrować w KRS spółkę, której umowa już została podpisana przez wspólników u notariusza.

Rejestracja spółki z o.o. w KRS przez system S24

Rejestracja spółki z o.o. w KRS przez S24 łączy się z wymogiem założenia konta użytkownika w tym portalu, do którego potrzebna jest autoryzacja za pomocą podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. Podobnie, jak we wcześniej opisywanym sposobie rejestracji, i w tym przypadku można założyć tylko jedno konto autoryzowane tymi podpisami.

Zgłoszenie spółki z o.o.

W przypadku dokonywania zgłoszenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do sądu rejestrowego należy zadbać o to, by zawierało ono konkretne elementy:

• firmę, siedzibę i adres spółki;
• przedmiot działalności spółki;
• wysokość kapitału zakładowego;
• określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
• nazwiska, imiona i adresy albo adresy do doręczeń elektronicznych członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki;
• nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej;
• jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne – zaznaczenie tej okoliczności;
• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony;
• jeżeli umowa wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki – oznaczenie tego pisma.

Jednocześnie w kontekście zgłaszania do sądu rejestrowego spółki jednoosobowej koniecznością jest zawarcie nazwiska i imienia albo firmy (nazwy) i siedziby oraz adresu albo adresu do doręczeń elektronicznych jedynego wspólnika, a także wzmianki, że jest on jedynym wspólnikiem spółki [por. art. 166 § 2 KSH].

Istnieje również przepis art. 167 KSH, który określa odrębnie dla spółki tworzonej w sposób tradycyjny oraz za pośrednictwem systemu teleinformatycznego katalog obowiązkowych załączników do wniosku o wpis spółki do rejestru. Do zgłoszenia spółki należy dołączyć:

• umowę spółki;
• oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników,
• jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki, dowód ich ustanowienia, z wyszczególnieniem składu osobowego.

Dokonanie zgłoszenia łączy się z obowiązkiem złożenia podpisanej przez wszystkich członków zarządu listy wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich.

Współczesna literatura słusznie obrazuje przypadki spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, których umowy zawierane były przy wykorzystaniu wzorca umowy, w których to obligatoryjne załączniki do wniosku o wpis spółki do rejestru (składanego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego) sporządza się na formularzach udostępnianych w systemie teleinformatycznym. Dotyczy to: umowy spółki, listy wspólników zawierającej nazwiska i imiona lub firmy (nazwy) oraz liczbę i wartość nominalną udziałów każdego z nich, oraz oświadczenia wszystkich członków zarządu, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wspólników w całości wniesione, jeżeli nastąpiło to do chwili zgłoszenia spółki.

Równolegle w sytuacji gdy oświadczenie członków zarządu o wniesieniu wszystkich wkładów pieniężnych na pokrycie całego kapitału zakładowego nie zostało załączone do wniosku o wpis spółki w systemie S24 do rejestru, podlega ono złożeniu przez zarząd do sądu rejestrowego w terminie siedmiu dni od dnia wpisu spółki do rejestru [tak M. Dumkiewicz [w:] Kodeks spółek handlowych. Komentarz, Warszawa 2020, art. 167]

Spółka z o.o. w organizacji

W najprostszym ujęciu, wraz z chwilą zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dochodzi do zawiązania spółki i powstania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji.

Jest to tak zwana ułomna osoba prawna i trwa od momentu zawarcia umowy spółki z o.o. aż do czasu jej wpisu do rejestru przedsiębiorców. W tym miejscu należy zaznaczyć, iż w sytuacji gdy w ciągu 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki nie zgłoszono wniosku o jej rejestrację w KRS, umowa spółki ulegnie rozwiązaniu.

Sprawdź więcej informacji na temat spółek: https://www.ifirma.pl/kategoria/blog/spolki

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością - podsumowanie

Chodź samo zagadnienie zakładania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością bywa zawiłe, należy pamiętać o kluczowych cechach tej formy prowadzenia działalności. Przedstawiamy charakterystyczne aspekty dla spółek z o.o.:

• umowa spółki zawierana jest w formie aktu notarialnego, nie wyklucza się jednak wykorzystywania odpowiednich wzorców umowy;
• spółka odpowiada za zobowiązania całym swoim majątkiem bez żadnych ograniczeń;
• wspólnicy spółki z o.o. nie odpowiadają za zobowiązania spółki;
• kapitał zakładowy spółki musi być w całości opłacony przed rejestracją w KRS;
• kapitał minimalny wynosi 5 000 zł;
• nominalna wartość udziału nie może być niższa niż 50 zł;
• zarząd spółki prowadzi i reprezentuje spółkę;
• organami spółki jest zarząd oraz rada nadzorcza lub rewizyjna albo oba te organy jednocześnie.