W literaturze wiele opisów poświęconych jest kulturom organizacyjnym, ich częścią są również wzorce zachowań absencyjnych pracowników. Kultura jest materią, na kształtowanie której realny wpływ mają menagerowie oraz liderzy, jednak z naszych obserwacji wynika, że często brak jest świadomości o mechanizmach jej kształtowania – tłumaczy Mikołaj Zając, prezes firmy Conperio, która tworzy rozwiązania optymalizujące poziom absencji w przedsiębiorstwach. Pracownicy uczą się poprzez obserwację innych osób w konkretnych sytuacjach, nadając im własną interpretację. W przypadku absencji kluczową kwestią jest reakcja przełożonego na zachowania absencyjne, które inni pracownicy postrzegają jako negatywne. Jeśli przełożony nie podejmuje żadnej akcji, inni pracownicy szybko nabywają wiedzy o panujących zasadach (lub ich braku).

W badaniach nad absencją pracowniczą już w latach 80. zdefiniowano typologię kultur absencji. W Polsce charakterystyczne wśród postaw pracowników są zachowania zindywidualizowane, zależne od chwilowej sytuacji oraz nastawione na kalkulację kosztów oraz korzyści (np. premia vs czas wolny), taki typ kultury został nazwany przez autorów kalkulacyjną. Drugą najczęściej spotykaną w przedsiębiorstwach o zawyżonym wskaźniku absencji jest tzw. kultura konfliktu. Zwolnienia lekarskie są powszechnie akceptowane i uznawane przez pracowników za przysługujące im prawo do odmowy wykonania poleceń przełożonych. Co istotne – kultura absencji niekoniecznie jest tożsama dla całej organizacji, często występują duże rozbieżności w poziomie absencji np. poszczególnych działach lub jednostkach organizacyjnych, co potwierdza wniosek, że na kształtowanie kultury absencji wpływa postawa i sposób zarządzania kadry kierowniczej.

Grzechy główne przedsiębiorstw

Absencja chorobowa jest papierkiem lakmusowym procesów zachodzących z firmie. Na jej podstawie można ocenić kondycję całego przedsiębiorstwa. Na poszczególnych odcinkach pracy kadra jest w różny sposób odpowiedzialna za absencję. Dlatego konieczne jest podnoszenie poziomu świadomości wśród wszystkich pracowników.

– Problemy zaczynają się już na pierwszej linii poziomu zarządzania w firmie. Duża rotacja często powoduje, że team liderzy są wybierani spośród ludzi, którzy nie utożsamiają się ze swoim miejscem pracy, ponieważ pracują w nim zbyt krótko. Często, z braku innych możliwości, w dużych przedsiębiorstwach na liderów wybierani są pracownicy produkcyjni, którzy nie posiadają wystarczających kwalifikacji w zakresie zarządzania i komunikacji. Z kolei kierownicy wyższego szczebla nie kontrolują team liderów, ponieważ angażują się w sprawy ogólne, nie są wystarczająco obecni na produkcji. Bezpośredni przełożeni nie rozumieją, że absencja to ich problem, z którym należy walczyć na własnym poziomie zarządzania - sądząc, że to zadanie działu HR. Tym sposobem problem narasta – komentuje Mikołaj Zając. Im niższy poziom zarządzania tym większe kłopoty z absencją. Polityka zarzadzania personelem polega na tym, aby kierować ją do odpowiednich osób i obserwować właściwe parametry. Conperio tworząc politykę absencyjną dla firm buduje grupy focusowe złożone z pracowników różnego szczebla, edukując ich w jaki sposób powinni zarządzać absencją chorobową w swoich zespołach – dodaje Zając.

Ankiety po-absencyjne

Innym błędem często popełnianym przez polskie firmy, jest brak rozmów po-absencyjnych z pracownikami lub prowadzenie ich przez niewykwalifikowanych kierowników. A to z takich właśnie rozmów można wynieść dużo wiedzy pomocnej w zarządzaniu kadrą. Informacje pozyskane od pracowników dają obraz tego, jak w danej firmie realizowana jest polityka absencyjna. W ankietach przeprowadzonych w polskich przedsiębiorstwach przez firmę Conperio, pracownicy zakładów produkcyjnych, w których występuje nadmierna absencja, zapytani o to, czy: „moim zdaniem inni pracownicy nadużywają zwolnień lekarskich?” – średnio w 63% odpowiadają twierdząco. Najwięcej takich opinii pojawia się w przedziale wiekowym 30-39 lat oraz 40-49 lat. Najgorzej współpracowników oceniają osoby pracujące powyżej 3 lat w firmie. Z ankiet wynika, że spośród czynników negatywnie wpływających na stan zdrowia, pracownicy wymieniają najczęściej: temperaturę i przeciągi, tempo pracy oraz stres. Pracownicy przyznają się również do przedstawiania zwolnień lekarskich „z powodów innych niż zły stan zdrowia”, np. z powodu nieotrzymania zgody na urlop w wybranym terminie.

Antidotum na absencję chorobową

Istnieją dwa najczęściej stosowane sposoby radzenia sobie z problemem absencji chorobowej w polskich firmach. Pierwszym z nich jest leczenie objawowe, czyli kontrole prawidłowości wykorzystywania zwolnień. Przedsiębiorstwa zlecają przeprowadzenie kontroli wśród pracowników firmie zewnętrznej. Usługa ta polega na działaniach terenowych prowadzonych przez zespół wykwalifikowanych specjalistów. Ich zadaniem jest weryfikacja, czy w trakcie zwolnienia lekarskiego pracownicy nie podejmują się dodatkowej pracy lub nie wykorzystują „L4” w inny, niezgody z jego przeznaczeniem sposób. Takie działania sprawdzają się i przynoszą wymierne efekty, jednak nie gwarantują całkowitego rozwiązania problemu. To może zostać osiągnięte jedynie poprzez działania długofalowe, na które składa się dogłębna analiza procesów zachodzących w firmie oraz szkolenia dedykowane działom kadr i HR.

– Audyt absencji chorobowej jest spersonalizowaną usługą, w ramach, której dokonywana jest pełna analiza wszystkich procesów związanych z powstawaniem absencji chorobowej w firmie. Uwzględnia ona czynniki mikro i makroekonomiczne, takie jak: średnia wieku pracowników, rotacja, specjalizacja produkcji etc. To kompleksowe badanie absencji pozwala na wyciągnięcie kluczowych dla funkcjonowania firmy wniosków i przedstawienie propozycji działań naprawczych. Jeżeli chodzi zaś o szkolenia dedykowane biznesowi, to ich głównym celem jest podnoszenie świadomości oraz budowanie odpowiedniej postawy zarówno pracowników działów kadr i HR, jak i kadry zarządzającej oraz propagowanie wiedzy o nowych i skutecznych narzędziach do kompleksowego zarządzania absencją w organizacji. Właściwie dobrane działania mogą ograniczyć wydatki przedsiębiorstwa spowodowane absencją od kilku do nawet 70% – wyjaśnia Mikołaj Zając z Conperio.