O co chodzi w tym całym IT?
    Powszechnie znane (i stosowane) są systemy klasy ERP, których głównym zadaniem jest wspomagać zarządzanie przedsiębiorstwem. Zazwyczaj są to systemy modułowe, w podstawowych funkcjonalnościach obejmują część szczebli zarządzania i optymalizują wykorzystanie zasobów przedsiębiorstwa oraz zachodzących w nim procesów1. Jakkolwiek definicja ta wydaje się być dość naukowa, to innymi słowy można określić, że systemy klasy ERP są systemami, które gromadzą i przetwarzają informacje wewnątrz przedsiębiorstwa. Ich modułowość pozawala na objęcie takich procesów, jak magazynowanie, księgowanie, finanse czy zarządzanie zasobami ludzkimi, jak również relacjami z kontrahentami. Z racji tego, że systemy ERP są pewnym zbiorem funkcjonalności w wielu dziedzinach zarządzania – są one uniwersalne i możliwe do stosowania w praktycznie każdej firmie – z drugiej strony jednak mogą się oazać niewystarczające do prowadzenia bardziej złożonych biznesów.   
    Z pomocą zatem przychodzą systemy innych klas, które są już mocno specjalistyczne. WMS znajdzie zastosowanie wszędzie tam, gdzie sprawna logistyka jest podstawą sprzedaży. Dystrybucja w FCMG, sadownictwie, owocach i warzywach czy mleczarstwie to najlepszy przykład na zastosowanie systemów WMS. Służą one koordynowaniu prac magazynowych, usprawniając wszystkie procesy, które zachodzą w dziale logistyki. Pomiędzy systemem magazynowym a zarządzającym powinna funkcjonować sprawna wymiana danych, co może pozwolić na całkowite automatyzowanie ruchu produktów w magazynach.
    Zanim jednak towar trafi na magazyn – trzeba go wyprodukować. Tutaj z pomocą przychodzą systemy klasy MES, w tłumaczeniu – systemy realizacji produkcji. To połączenie oprogramowania z urządzeniami elektronicznymi i elementami automatyki, które umożliwia zbieranie informacji w czasie rzeczywistym wprost ze stanowisk produkcyjnych. Dzięki funkcjonalności systemu można uzyskać informacje o stopniu wykonania produkcji, podejmować na bieżąco decyzje i reagować na problemy. Wśród typowych funkcjonalności systemów klasy MES jest m.in. śledzenie produkcji w toku, wydajności pracy maszyn i ludzi, przestojów i inne. Warto wspomnieć, że MES-y są powszechnie stosowane m.in. w zakładach produkcyjnych Grupy Żywiec.

Co daje system?
    Skoro dzięki systemom informatycznym wiemy, że można zoptymalizować procesy produkcyjne, zarządcze i logistyczne to najwyższy czas, by produkt sprzedawać. Tutaj z pomocą przychodzą systemy klasy CRM, czyli systemy do zarządzania relacjami z klientem. Na rynku jest wiele rozwiązań – począwszy od najprostszych, jednostanowiskowych, poprzez moduły w systemach ERP, na dedykowanych i internetowych skończywszy. Te ostatnie wydają się być najciekawsze z punktu widzenia zarówno przemysłu mleczarskiego, jak i owocowo-warzywnego.
    Każdy z rynków, czy to mleczarski, fermentacyjny czy owocowo-warzywny posiada inne wymagania i stawia inne wyzwania dla systemów CRM. Nawet jeśli przedsiębiorcy zdają sobie sprawę z ważności CRM-ów, mogą być niejednokrotnie niezdolne do czerpania z nich korzyści. Dzieje się tak najczęściej z powodu błędnego dopasowania danych, jakie system zbiera i przetwarza, jak również używania informacji do penetracji rynków w typowych systemach. W takich sytuacjach niejednokrotnie jedynym wyjściem okazuje się wdrożenie dedykowanego systemu CRM.

Weryfikacja potrzeb
    Dedykowane aplikacje internetowe klasy CRM mają to do siebie, że są tworzone indywidualnie. Oznacza to, że wdrożenie zaczyna się od analizy, na podstawie której dopiero tworzy się projekty funkcjonalne. Takie badanie ma na celu zweryfikować realne potrzeby danego przedsiębiorstwa z możliwościami i korzyściami, jakie przyniesie wdrożenie. Na tym etapie warto marzyć o funkcjach, jakich żadne z gotowych rozwiązań nie zawiera, a z punktu widzenia branży – są kluczowe. To dzięki realizacji tych marzeń powstają systemy, które są stosowane w dużo większym procencie niż inne rozwiązania.

Mobilność
    Wielkie firmy to również spory wolumen sprzedaży, duża struktura oraz znaczna ilość procesów. Kontakt z klientem zazwyczaj odbywa się w terenie, dlatego też kluczowym aspektem w systemach CRM jest ich funkcjonalność mobilna. Dlatego też w tych sytuacjach dedykowane oprogramowanie internetowe wygrywa z innymi  rozwiązaniami.
    Dostęp mobilny jest możliwy praktycznie na każdym telefonie wyposażonym w Internet. Warto jednak pamiętać, że systemy operacyjne telefonów komórkowych rządzą się zupełnie innymi prawami niż komputerowe, zatem również oprogramowanie powinno uwzględniać specyfikę danego urządzenia. A podczas produkcji dedykowanych systemów CRM tworzy się ich wersje mobilne na platformy Android, iOS lub jakiekolwiek inne.

Wydajność i infrastruktura
    Wykorzystanie Internetu, jako bazy pod system CRM, ma szereg zalet. Podstawową jest stosunkowo niski koszt infrastruktury – do korzystania z systemu wystarczy najprostsze urządzenie posiadające przeglądarkę internetową. Drugą, równie istotną kwestią jest wydajność, która jest praktycznie niezależna od sprzętu, na jakim jest uruchomiona aplikacja. Jednak najważniejsza wydaje się być możliwość dostępu do systemu z dowolnego miejsca, o dowolnej porze. To dzięki tej funkcjonalności struktury sprzedażowe są w stanie efektywnie korzystać z CRM-ów, traktując je jako codzienne narzędzie pracy. W tej kwestii – warto pamiętać, że korzyści z CRM-ów to bardziej nastawienie struktury i wdrożenie, a mniej – samo oprogramowanie.

Dzięki systemom informatycznym można m.in. zoptymalizować procesy produkcyjne.

Kiedy warto myśleć o CRM-ie?
    Wspomniana już wcześniej Grupa Żywiec już od 2007 roku korzysta z rozwiązania SAP CRM i to w wielu zakresach: obsłudze partnerów biznesowych, aplikacji mobilnej sprzedaży oraz zarządzaniu materiałami reklamowymi. Jednak cztery lata to dla branży informatycznej (a internetowej szczególnie) ogromna przestrzeń, która zagospodarowana została wieloma innymi rozwiązaniami, a co istotne – systemy CRM stały się dużo powszechniejsze, a przez to również wydajniejsze i mniej wymagające kapitałowo. W tym nurcie również są dedykowane internetowe systemy CRM, których produkcja może okazać się niezwykle opłacalna.
    Jednym zdaniem zatem można odpowiedzieć, że CRM-y powinny być standardem w każdej firmie handlowej. Jednak w przypadku branży mleczarskiej czy owocowowarzywnej – warto myśleć o kompletnym wdrożeniu, czyli takim, w którym będziemy mieli pewność, że wszystkie posiadane przez firmę systemy będą choćby w minimalnym stopniu zintegrowane. Wówczas korzyści będą największe i odczuwalne dla każdego pracownika. Nietrudno jest w dzisiejszych czasach wyobrazić (i wdrożyć) oprogramowanie internetowe, które w podstawowej funkcjonalności będzie CRM-em, ale już – w zależności od stanowiska użytkownika, który się do systemu loguje – mogło czerpać dane z innych systemów. I tak dyrektor sprzedaży, dzięki integracji z MES-em, mógłby posiadać podstawową wiedzę o planowanej produkcji (i prognozować sprzedaż). ERP dostarczałby jednocześnie informacje o przeterminowanych płatnościach klientów, a WMS – na bieżąco informował o progresie w dostawie do danego klienta. A wszystko to dostępne 24 godziny na dobę, w dowolnym miejscu na świecie. To chyba największa z zalet współczesnego Internetu w biznesie.

Systemy WMS służą do koordynowania prac magazynowych, usprawniając wszystkie procesy, które zachodzą w dziale logistyki.

1 Definicja pochodzi z Wikipedia.pl

Autor: Michał Kraus

Artykuł został opublikowany w magazynie "Agro Przemysł" nr 5/2011