Specyfika towaru (m.in. krótkie terminy przydatności, wiele rodzajów produktów, konieczność oznakowania konkretnych partii) sprawia, że w tej branży - jak w rzadko której - użycie systemu klasy WMS (Warehouse Management System), który pomaga okiełznać chaos, jest koniecznością.

 

Najczęstsze problemy magazynu w branży spożywczej

Brak odpowiedniej organizacji magazynu oraz systemów wspierających codzienne, powtarzalne zadania znacznie zmniejszają wydajność pracy oraz generują koszty, których łatwo można uniknąć. Które z problemów pracy magazynu najczęściej dotykają magazyny w branży spożywczej?

 

Procesy magazynowe zajmują bardzo dużo czasu

Na znaczne wydłużenie rutynowych czynności ma wpływ wiele czynników. Należą do nich brak konkretnych wytycznych dotyczących uporządkowania magazynu, brak odpowiedniego oznakowania półek i produktów, czy brak systemu wspierającego procesy przyjęcia i wydania towaru (ręczne wypełnianie dokumentów).

 

Brak możliwości zlokalizowania konkretnej partii towaru

Wymóg odpowiedniego oznaczenia partii towaru dotyczy zwłaszcza branży spożywczej. Zdarza się, że występuje konieczność przebadania konkretnej partii produktu lub wręcz wycofania jej z rynku. Brak możliwości sprawnego namierzenia jej w magazynie rodzi zamieszanie i generuje niepotrzebne koszty.

 

Reklamacje związane z błędnym wydaniem towaru

Popełnianie błędów jest ludzką rzeczą. Jeśli proces kompletacji zamówienia jest przeprowadzany ręcznie, bez podwójnej weryfikacji wydawanego towaru (na którą zwykle nie ma czasu ani środków), łatwo o pomyłkę. A błędne wydanie towaru może słono kosztować firmę, zwłaszcza w branży spożywczej, gdzie możliwość ponownego użycia zwróconego towaru jest praktycznie niemożliwa.

 

Terminowanie się towaru

Tym, co wyróżnia branże spożywczą od innych, jest określony termin przydatności towaru. Terminowanie się produktów to jeden z największych problemów, z jakimi mierzą się firmy zajmujące się składowaniem, dystrybucją czy produkcją żywności. Przyczyną terminowania może być między innymi zły system wydania towaru (który powinien uwzględniać daty przydatności), niewłaściwie oszacowane zapotrzebowania na produkty lub surowce lub brak kontroli nad stanami magazynowymi.

 

Brak kontroli nad stanem magazynowym

Brak wiedzy o stanie magazynowym może rodzić poważne konsekwencje dla firmy. Powoduje błędy w szacowaniu zapotrzebowania na surowce, które może znacznie opóźnić realizację zlecenia. Często jest też przyczyną nadprogramowej produkcji towaru, która sprawia, że w magazynie zalegają gotowe produkty.

Takie błędy wynikające z brakiem kontroli nad stanem magazynowym może w efekcie skutkować utraceniem zamówień oraz stratą zaufania klientów i w ostateczności przełożyć się na wyniki finansowe firmy.

Długa, uciążliwa inwentaryzacja

To problem bezpośrednio wynikający z braku organizacji magazynu. Trudność w zlokalizowaniu, a następnie przeliczeniu towaru sprawia, że inwentaryzacja jest czasochłonnym i frustrującym zadaniem. Nie mówiąc o możliwości wystąpienia pomyłek, jeśli proces identyfikacji inwentaryzowanego towaru jest przeprowadzany ręcznie.

 

Długi obieg dokumentów

Długi obieg dokumentów frustruje wszystkie działy zaangażowane w proces. Od magazynu, który musi zadbać o ręczne uzupełnienie danych i wystawienie odpowiednich dokumentów przyjęcia i wydania towaru, po dział księgowości, który musi dbać o kompletność dokumentacji i rzetelne rozliczenie. Jeśli obieg dokumentów oparty jest na papierowych kopiach, które przekazywane są z działu do działu, łatwo o przeoczenie czy zagubienie ważnych danych.

 

Problem z pracownikami

Brak pracowników to problem, z którym boryka się wiele polskich firm produkcyjnych. Niestety nie omija też branży spożywczej. Zła organizacja magazynu sprawia, że do wykonywania określonych czynności związanych z codzienną pracą potrzeba większej ilości pracowników niż byłoby to konieczne, gdyby wszystkie procesy były odpowiednio poukładane.

Skomplikowane magazynowe procesy mogą być trudne do wytłumaczenia nowym pracownikom. To sprawia, że wdrożenie do pracy nowych osób znacznie się wydłuża.

 

Problem z raportami

Magazyn jest sercem firmy. Do niego spływają gotowe produkty, z niego wyruszają w drogę do klienta. Dane, którymi dysponuje magazyn mogą posłużyć do usprawniania innych procesów w firmie, określania zużycia materiałów, trendów sprzedażowych, szacowania zapotrzebowania na surowce. Dlatego rzetelne raportowanie pracy magazynu jest tak istotne. Jeśli firma nie posiada do tego odpowiednich systemów, traci dostęp do ważnych danych, a tym samym zmniejsza potencjał rozwoju i zwiększenia rentowności firmy.

 

Transparentność magazynu

Magazyn to miejsce, w którym ulokowany jest duży kapitał firmy, dlatego powinien być odpowiednio monitorowany. Nieraportowane pobieranie materiałów, pomyłki w wydaniach, opóźnienia w dostawach – to wszystko generuje straty. A przyczynę strat trzeba przeanalizować, żeby móc im zapobiec w przyszłości. Jeśli firma nie dysponuje do tego odpowiednim narzędziem, dojście do sedna problemu staje się trudne i czasochłonne.

 

7 funkcji WMS, które pomagają rozwiązać problemy z magazynem w branży spożywczej

W rozwiązaniu powyższych problemów związanych z pracą magazynu pomaga system do zarządzania magazynem - WMS. Odpowiednio dopasowany jest w stanie aż o 91% zmniejszyć pomyłki w wydaniach, przyspieszyć wydania o 53% oraz dwukrotnie przyspieszyć proces inwentaryzacji. Przy wyborze WMS warto zwrócić uwagę, czy producent oferuje możliwość personalizacji systemu.

Jakie funkcje systemu WMS od JMB Lab sprawdzają się w wymagającej branży produkcji, przetwórstwa, dystrybucji żywności?

 

Automatyczna rezerwacja towaru zgodnie z FIFO/FEFO/LIFO

System samodzielnie dba o to, żeby towar się nie przeterminował. Kiedy zostaje zarejestrowane zamówienie sprzedaży, WMS automatycznie rezerwuje te produkty, które są najpilniejsze do wydania. Co jest szczególnie ważne w przypadku branży spożywczej, ponieważ minimalizuje ryzyko przeterminowania się towaru.

Usprawnienie procesów przyjęcia, identyfikacji i wydania towaru oraz kompletacji zamówienia

WMS tworzy ścieżki dla magazynierów, które usprawniają kompletację zamówienia. Dzięki zastosowaniu mobilnych terminali firma nie tylko zyskuje podwójną weryfikację wydawanego zamówienia, co eliminuje ryzyko błędnego wydania. Ułatwia też proces przyjęcia i wydania towaru.  Wystarczy zeskanować kod kreskowy oraz kod QR na półce i produkcie, a następnie zatwierdzić operację jednym kliknięciem. Wówczas system automatycznie generuje dokumenty wydania, które są przesyłane do systemu księgowego.

Kody i mobilne terminale umożliwiają również łatwe namierzanie konkretnej partii produktu w magazynie.

 

Stan magazynu w czasie rzeczywistym i sprawna inwentaryzacja

System WMS wskazuje stan magazynu w czasie rzeczywistym. To, w połączeniu z zastosowaniem mobilnych terminali, pozwala na znacznie szybszą, bezproblemową i rzetelną inwentaryzację. Zarówno okresową, jak wyrywkową. To znacznie oszczędza czas i pieniądze związane z całym procesem.

Kontrola stanów magazynowych w czasie rzeczywistym eliminuje ryzyko niedostatecznej lub nadprogramowej produkcji. Pomaga też odpowiednio szacować zapotrzebowania na surowce konieczne do realizacji zleceń.

 

Automatyczne wystawianie dokumentów księgowych

Z systemem WMS nie trzeba ręcznie generować dokumentów przyjęcia i wydania towaru. Powtarzalne, czasochłonne czynności są ograniczone do minimum. System automatycznie wysyła dokumenty do odpowiednich programów, dzięki czemu wymiana informacji między magazynem, działem sprzedaży a księgowością jest błyskawiczna i kompletna.

 

Pomoc przy rotacji pracowników

System WMS, dzięki automatyzacji wielu powtarzalnych czynności, sprawia, że do wykonywania tych samych obowiązków potrzeba mniej pracowników, niż byłoby to konieczne bez systemu. Dzięki temu firma nie tylko oszczędza na długich rekrutacjach, ale może też lepiej zadbać o obecnych pracowników magazynu.

Prosty w użyciu system sprawia, że wdrożenie nowego pracownika trwa tylko 30 minut.

 

Przejrzystość pracy magazynu

System pozwala monitorować operacje wykonywane w magazynie. Dzięki temu, w przypadku występowania strat, można łatwo prześledzić, na jakim etapie powstają i w przyszłości wyeliminować ich przyczynę.

 

Automatyczne raporty

System WMS daje możliwość łatwej analizy danych. Tworzy automatyczne raporty, które można wykorzystać do usprawniania pracy magazynu, szacowania zapotrzebowania na surowce, a nawet modyfikowania oferty firmy.

Magazyn w szeroko pojętej branży produkcji, przetwórstwa i dystrybucji żywności to miejsce, które wymaga szczególnej opieki. Dlatego warto go wesprzeć odpowiednim systemem WMS. Jeśli nie wiesz, czy taki system sprawdzi się w Twojej firmie, skorzystaj z bezpłatnego kalkulatora, który możesz pobrać ze strony www.jmblab.com/kalkulator-oszczednosci-wms. Oblicz, ile zaoszczędzisz dzięki wdrożeniu w swojej firmie odpowiedniego systemu WMS.